Praxis Repina

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber:
Praxis für Psychotherapie & Coaching Repina
Dipl.-Psych. Olga Repina
Neue Promenade 7, 10178 Berlin
E-Mail: termin@psychotherapie-repina.de

2. Hosting und Auslieferung der Website

Diese Website wird bei Cloudflare gehostet und ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare liefert die Inhalte unserer Website über ein weltweit verteiltes Servernetz aus und schützt sie vor Angriffen und missbräuchlicher Nutzung.

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet Cloudflare technische Verbindungsdaten, die Ihr Browser automatisch übermittelt und die in Server-Logfiles gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite sowie Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent). Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, ihren Betrieb und ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und performanten Bereitstellung dieser Website. Diese Verbindungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke — Auslieferung der Website, Betriebssicherheit und Abwehr von Angriffen — erforderlich ist.

Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; das Datenverarbeitungs-Addendum von Cloudflare ist nach Angaben des Anbieters durch Verweis Bestandteil der Vertragsbedingungen, eine gesonderte Unterzeichnung ist dafür nicht erforderlich. Eine Verarbeitung Ihrer Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union lässt sich dabei nicht ausschließen. Cloudflare ist nach eigenen Angaben zertifizierter Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework und stützt Übermittlungen in die Vereinigten Staaten hierauf. Sollte diese Zertifizierung entfallen oder unwirksam werden, stützt Cloudflare solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Cloudflare finden Sie hier: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Dipl.-Psych. Olga Repina
Neue Promenade 7, 10178 Berlin
Telefon: +49 30 69 20 98 190
E-Mail: termin@psychotherapie-repina.de

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die Ihr Webbrowser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie, mit Ihrer Einwilligung, Cookies zu Analyse- und Marketingzwecken.

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie aufgefordert, Ihre Cookie-Präferenzen festzulegen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 5).

Kontaktformular

Über das Kontaktformular übermitteln Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer sowie Ihre Nachricht. Vor dem Absenden bestätigen Sie Ihre Einwilligung in diese Datenschutzerklärung; diese Bestätigung ist erforderlich, um das Formular abzusenden.

Daneben bietet Ihnen das Formular eine zweite, freiwillige Einwilligung an: Sie können darin einwilligen, dass wir Angaben zu Ihrer Gesundheit verarbeiten dürfen, falls Ihre Nachricht solche Angaben enthält. Diese zweite Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Kontaktaufnahme — Sie können das Formular auch ohne sie absenden, und wir bearbeiten Ihre Anfrage dann genauso. Angaben zu Ihrer Gesundheit sind für eine Terminanfrage nicht erforderlich; wir besprechen alles Weitere im persönlichen Gespräch.

Bitte beachten Sie: Das Formular kann nicht erkennen, ob Ihre Nachricht Angaben zu Ihrer Gesundheit enthält. Ihre Nachricht wird immer vollständig zugestellt — auch ohne dieses Häkchen. Enthält sie dann Angaben zu Ihrer Gesundheit, vermerken wir intern, dass dafür keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Sie können uns jederzeit auffordern, eine solche Nachricht zu löschen.

Ihre Anfrage wird an ein von uns selbst betriebenes System (unsere Praxisplattform) übermittelt und von dort per E-Mail an unser Praxispostfach termin@psychotherapie-repina.de zugestellt. Der E-Mail wird ein automatisch erzeugter Vermerk angefügt, ob Sie die freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsangaben erteilt haben. Um missbräuchliche Massenanfragen abzuwehren, wird beim Absenden zusätzlich Ihre IP-Adresse verarbeitet; sie dient ausschließlich dazu, die Zahl der Anfragen pro Absender zu begrenzen, wird nur flüchtig im Arbeitsspeicher gehalten und nicht dauerhaft gespeichert. Auch dieses System ist über Cloudflare erreichbar, sodass die in Abschnitt 2 beschriebene Verarbeitung von Verbindungsdaten ebenfalls greift.

Diese Website selbst führt keine Datenbank und speichert Ihre Anfrage nicht. Ihre Anfrage bleibt aber nicht allein als E-Mail im Postfach liegen: Unsere Praxisplattform ruft die Postfächer regelmäßig ab und übernimmt eingehende E-Mails automatisch in ihre eigene Datenbank — einschließlich Ihres Namens, Ihrer Kontaktdaten und des vollständigen Textes Ihrer Nachricht. Diese Praxisplattform betreiben wir selbst auf eigener Hardware in Deutschland; die Daten liegen dort dauerhaft, bis wir sie löschen. Wie wir eingehende Anfragen anschließend automatisiert auswerten, beschreibt der Abschnitt „KI-gestützte Bearbeitung eingehender Anfragen“.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Erteilen Sie zusätzlich die zweite, freiwillige Einwilligung, stützt sich die Verarbeitung von Angaben zu Ihrer Gesundheit auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Daneben verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und für den Fall von Anschlussfragen; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Empfänger und Auftragsverarbeiter hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter.

Sie können jede der beiden Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, unabhängig voneinander und ohne Angabe von Gründen; eine formlose Nachricht an uns genügt. Der Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

Zur Aufbewahrung: Wir bewahren Ihre Anfrage auf, solange dies zur Bearbeitung und für mögliche Anschlussfragen erforderlich ist. Eine automatische Löschung nach einer festen Frist findet derzeit nicht statt — Anfragen verbleiben zunächst dauerhaft im Postfach und in der Datenbank unserer Praxisplattform. Auf Ihr Verlangen löschen wir Ihre Anfrage, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; eine formlose Nachricht an uns genügt.

E-Mail-Postfach

Unser Praxispostfach wird von einem externen Anbieter betrieben: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Ihre über das Kontaktformular gesendete Anfrage wird dort als E-Mail gespeichert und für uns zum Abruf bereitgehalten — einschließlich Ihres Namens, Ihrer Kontaktdaten und aller Angaben, die Sie uns in Ihrer Nachricht mitteilen. IONOS wird dabei ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen tätig; es gelten die im vorstehenden Abschnitt genannten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Kontaktanfrage.

Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er ist nach Angaben des Anbieters Bestandteil der Vertragsbedingungen. Die Postfächer werden nach Angaben des Anbieters in Rechenzentren in der Europäischen Union betrieben. Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch IONOS finden Sie hier: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

KI-gestützte Bearbeitung eingehender Anfragen

Damit wir unseren Posteingang sortieren und dringende Anliegen zuerst bearbeiten können, wertet unsere Praxisplattform eingehende E-Mails automatisiert mit Hilfe von KI-Diensten aus. Sie werden dabei einer Kategorie zugeordnet (etwa „Terminanfrage“) und kurz zusammengefasst. Dieser Vorgang läuft selbsttätig und betrifft auch Ihre über das Kontaktformular gesendete Anfrage.

Für die Einordnung und Zusammenfassung übermitteln wir Betreff, Absender- und Empfängeradresse, Datum sowie den Inhalt Ihrer Nachricht an die Anthropic PBC, San Francisco, USA. Ihre Anfrage wird damit in den Vereinigten Staaten und somit außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; das Data Processing Addendum ist nach Angaben des Anbieters durch Verweis Bestandteil der Vertragsbedingungen, eine gesonderte Unterzeichnung ist dafür nicht erforderlich. Die Übermittlung in die Vereinigten Staaten stützt Anthropic nach eigenen Angaben auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission liegt dieser Übermittlung nach unserem Kenntnisstand nicht zugrunde; Anthropic führt in seinen Auftragsverarbeitungsbedingungen keine Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework auf.

Aus Ihrer Anfrage berechnen wir anschließend eine mathematische Darstellung (einen sogenannten Vektor), die unsere praxisinterne Suche ermöglicht. Hierfür werden Betreff, Absendername — ersatzweise die Absender-E-Mail-Adresse —, die KI-erzeugte Zusammenfassung sowie aus der Nachricht automatisch entnommene Angaben, etwa Name oder Kontaktdaten, an die Nebius B.V. mit Sitz in den Niederlanden übermittelt. Mit Nebius besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er ist nach Angaben des Anbieters Bestandteil der Nutzungsbedingungen, die mit der Registrierung angenommen werden. Zu den Rechenzentren, in denen Nebius die Daten verarbeitet, liegen uns keine verbindlichen Angaben des Anbieters vor. Der berechnete Vektor selbst wird ausschließlich auf unserem eigenen Server gespeichert.

Rechtsgrundlage für diese automatisierte Auswertung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Posteingang einer psychotherapeutischen Praxis zuverlässig zu organisieren und dringliche Anliegen — etwa Anfragen nach einem Therapieplatz — zeitnah zu erkennen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; eine formlose Nachricht an uns genügt. Soweit Ihre Nachricht Angaben zu Ihrer Gesundheit enthält und Sie die oben beschriebene freiwillige Einwilligung erteilt haben, stützt sich auch diese Auswertung auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Wenn Sie nicht möchten, dass Angaben zu Ihrer Gesundheit auf diesem Weg verarbeitet werden, verzichten Sie im Kontaktformular bitte auf solche Angaben und sprechen uns stattdessen telefonisch an. Für eine Terminanfrage sind Gesundheitsangaben nicht erforderlich.

5. Analyse-Tools und Werbung

Einwilligung und Google Consent Mode v2

Diese Website bindet Dienste von Google zur Reichweitenmessung (Google Analytics 4) und zur Erfolgsmessung von Werbeanzeigen (Google Ads) ein. Für die Steuerung Ihrer Einwilligung setzen wir den Google Consent Mode v2 ein: Solange Sie nicht eingewilligt haben, sind alle Einwilligungssignale (Analyse-Speicher, Werbe-Speicher, Werbe-Nutzerdaten, Werbe-Personalisierung) auf „abgelehnt“ gesetzt. In diesem Zustand werden von Google keine Cookies gesetzt und keine geräteübergreifenden Kennungen gespeichert.

Solange Sie keine Einwilligung erteilt haben, werden die Google-Skripte gar nicht erst geladen — es findet dann keinerlei Datenübertragung an Server von Google statt, auch keine cookielosen Signale. Erst mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner werden die Skripte nachgeladen und die Analyse- und Werbefunktionen inklusive Cookies aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Google Analytics 4

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Nach Ihrer Einwilligung verwendet Google Analytics 4 Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die dabei erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen dauerhaft; die IP-Adresse wird zur Standortbestimmung nur kurzzeitig verarbeitet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Google Ads Conversion-Tracking

Wir nutzen Google Ads, um mit Werbeanzeigen auf unsere Praxis aufmerksam zu machen. Zur Erfolgsmessung dieser Anzeigen setzen wir das Conversion-Tracking von Google ein. Damit erfassen wir – nach Ihrer Einwilligung – pseudonymisiert, ob bestimmte Handlungen auf unserer Website ausgelöst wurden (Klick auf eine Telefonnummer, Klick auf eine E-Mail-Adresse, erfolgreiches Absenden des Kontaktformulars). Diese Messung dient ausschließlich der statistischen Auswertung unserer Werbekampagnen. Es werden dabei keine Inhalte Ihrer Anfrage übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Bei der Nutzung von Google Analytics 4 und Google Ads kann es zu einer Übermittlung Ihrer Daten an Server der Google LLC in den Vereinigten Staaten kommen. Google ist nach eigenen Angaben zertifizierter Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework; ergänzend stützt Google Übermittlungen nach eigenen Angaben auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Widerruf und Verwaltung Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite öffnen Sie das Einwilligungs-Banner erneut. Wählen Sie dort „Ablehnen“, werden die Einwilligungssignale zurückgesetzt und bereits gesetzte Google-Cookies gelöscht. Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage), damit das Banner nicht bei jedem Besuch erneut erscheint.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten
  • Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
  • Löschung Ihrer Daten zu verlangen
  • Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
  • Der Verarbeitung zu widersprechen
  • Datenübertragbarkeit zu verlangen
  • Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Sie können sich dafür insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
https://www.datenschutz-berlin.de/

7. Google Maps

Diese Website nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited. Google Maps wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung durch Klick auf „Karte laden“ aktiviert. Diese Einwilligung ist von der Einwilligung in Analyse- und Werbe-Dienste (Abschnitt 5) unabhängig und wird pro Karte separat erteilt. Dabei wird eine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Google Fonts (lokal)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten die Schriftarten Josefin Sans und Source Sans 3. Die Schriftdateien sind fester Bestandteil unserer Website und werden zusammen mit ihr ausgeliefert (siehe Abschnitt 2). Es findet keine Verbindung zu Servern von Google statt, und es werden keine Daten an Google übertragen.